Marcas apareadas de forma inadecuada

Las principales causas de este suceso son esencialmente dos.

a) El empleado no a marcado adecuadamente en combinación de horarios variables
b) El horario asignado no coincide con la realidad a tal forma que el suceso puede ser interpretado de diferentes formas.

Si el empleado marca adecuadamente y los horarios indicados están acordes con lo que sucede, estos casos no se presentan.

Como se tratan estas situaciones.
Pondremos un ejemplo para ilustrar el suceso.

Si el empleado tiene asignado un horario por ejemplo de 08:00 AM hasta 04:00 PM, y se recibe una marca, el sistema lo compara a ver donde esta más cerca de las marcas y entonces la asigna según el horario; de esta forma, si faltare una marca ésta quedará abierta y una marca del día siguiente a una misma hora de entrada aproximada no tomara el lugar vacante evitando un desplazamiento. Sin embargo, para que el sistema pueda colocar la marca como “entrada” o como “salida”, lógicamente tiene que tener un margen de comparación para ver la aproximación de la marca hacia el lado de entrada o de salida.

Este margen puede ser colocado en el sistema de tiempo; pero se asume por defecto la mitad del lapso asignado (-1) para dicho entorno; Es decir, si el lapso asignado es de 08 horas, se usan 03 horas para “rondar” el horario asignado y determinar donde va a colocarse la marca, si va a la entrada o va hacia la salida. Para el caso expuesto (Asignado entrar a las 08:00 A), una marca desde las 05:00 Am hasta las 11:00 AM está considerado como de entrada según el horario que hemos indicado. Lo mismo se hará para la salida.

Debemos notar, que esto funciona porque se esta confiando en un horario establecido para ese día.;
Pero :
¿ Que sucede si la primera marca es realizada por ejemplo a las 03:00 PM ?
Inicialmente pueden haber dos situaciones

a) El empleado no marcó su entrada
b) El empleado está llegando a trabajar a las 03:00 PM porque le dijeron que viniera a esa hora; pero la computadora no tiene dicha especificación realizada. Asumimos que este fue el caso que realmente sucedió; pero no es el que interpretara la computadora.

Si el sistema se basa en el horario, la computadora asumirá que el empleado se le olvidó marcar su entrada y asumirá que la marca de las 03:00 PM es su salida (porque según el horario, las 03:00 PM seria su salida que es asignada a las 04:00 PM); pero realmente lo que ha sucedido es que el vino fuera de horario.
Así pues, inicialmente el reporte no reflejara la realidad. (Asumimos que se ha pedido un reporte y que el sistema aun no ha recibido mas descargas de datos del reloj), lo cual es muy común..

Si luego, ese mismo día aparece una marca del empleado por ejemplo a las 10:00 PM, entonces el sistema ya tiene un dilema.
Al aparecer una marca a las 10:00 PM el sistema tendrá inicialmente tendencia a colocarlo como la pareja de la marca de las 03:00 PM.; pero el problema es que esta marca fue colocada como una salida y no como una entrada debido a la indicación del horario.
Lo que XWinsct hace entonces es “deshacer” la marca de salida de las 03:00 PM y no seguir al horario indicado, para que esta marca sea una entrada y no una salida, ya que la marca de las 10:00 PM le dio la pista. En muchos sistemas esto es algo realmente complicado (quitar registros ya asentados) pero XWinsct lo hace.

Así pues, XWinsct resuelve este caso de esta forma.

Pero que sucede si lo que realmente sucedió fue que al empleado se le dijo: Ven a las 03:00 PM y se quedo de amanecida hasta por ejemplo las 06:00 AM ?
Debido al principio explicado al inicio del tema, esta marca (06:00 AM) esta considerado como una entrada, no como una salida, ya que el empleado tiene asignado un horario de 08:00 AM hasta las 04:00 PM.
Así pues, no va a aparear la marca anterior causando una irrealidad.

Aquí hay un gran problema con varias situaciones mezcladas

A) o se le olvido la marca de entrada del día anterior
B) o se le indico un cambio de horario al empleado
C) Se quedo amaneciendo desde su inicio de las 03:00 P hasta las 06:00 AM.
D) O sencillamente vino a las 03:00 Pm (porque se le indico cambio de horario) y no marcó su salida y al otro día vino normalmente a trabajar.
E) Cualquier combinación de estos factores puede ser el caso

Tenemos varias situaciones posibles; pero solamente una de ellas es la real.

Este es el gran dilema.
El sistema tomará la más posible; sin embargo, teniendo por ejemplo 1000 empleados haciendo marcas todos los días, en empresas de horarios rotativos, se dará la situación de que no siempre el caso interpretado que se supone más común, será el real.

Métodos que se han probado mundialmente.

a) Método 01 : Seguir al horario

Si el sistema hace 100% caso al horario establecido, se aparearán de la forma correcta; pero como hemos visto los valores para “rondar” y determinar si una marca es de entrada y/o salida no pueden ser exagerados porque sino, los resultados pueden ser diferentes de los esperados.
El problema con este tipo de solución es que “Confía en el horario establecido” y por lo tanto, si la rotación indicada esta mal, las marcas pueden quedar mal.

Sucede que muchas empresas hacen cambios de horarios muy variables que causan que las marcas de entradas sean vistas como de salidas y viceversa (Muy especialmente en horarios de 12 horas) sin que la computadora se entere de la realidad para hacer adecuadamente el trabajo.
La información no llega a la computadora por múltiples razones.

A) Al supervisor se le olvidó informarlo. Fue de repente y ha estado ocupado
B) El supervisor lo informó; pero se equivocó y lo informó mal o después hizo otros cambios repentinos.
C) El receptor recibió la información pero no la introdujo en la computadora porque “no tuvo tiempo” o se le olvidó.
D) La información no llego a tiempo y ya el sistema había procesado todo, (Se devolvió porque no había sido firmada, se perdió la comunicación, se enfermó, se fue de vacaciones y un millón de etc. que cada día pueden suceder), no sólo al personal supervisor, si no, al personal que hace las marcas, y tenemos 1,000 empleados todos los días con 10 supervisores día a día para que un suceso cualquiera se presente.

Al fin y al cabo, combinando todos los elementos con el empleado de que “Se me olvidó marcar ”, vine en otro horario etc, trae como consecuencia de que el método de seguir al horario no es infalible y por lo tanto hay propicias de error, no por la metodología, si no, por el factor humano involucrado.

Con este método, (también probado) el sistema asume que una primera marca es de entrada y uno segundo es de salida. Este método pudiera funcionar bien cuando se trata de horarios fijos. Sin embargo, en caso de horarios rotativos puede ser un desastre cuando al empleado le faltare alguna marca porque las demás tienen tendencia a desplazarse.
Para resolver esto, XWinsct determina la distancia entre 02 marcas, si éstos tienen alrededor de 08 horas de lapso, si alguno faltare, el siguiente pudiera tener mas de 16 horas de lapso por lo tanto; prefiere dejar incompleta la marca y no desplazarla

Pero este es otro dilema, no se sabe si realmente se quedó trabajando horas extras o se le olvidó alguna marca. (Según la empresa, en algunas es más común trabajar horas extras que en otras).

Nuevamente día a día, con tantos empleados los sucesos se dan.
Así pues, el método de Entrada-Salida también puede fallar.

Método de acercamiento.

Este funciona bien cuando las marcas son más o menos estándar y el empleado marca adecuadamente; pero el problema es que inmediatamente un horario más posible sea detectado, este será asumido para el mismo y podemos caer en la solución del método A, que establece la confianza del horario y que puede fallar por el factor humano.

Solución combinada

Como se evita el problema.

Logística de la empresa

Logística 1.
Introduzca la información confiable que necesita el sistema

A) Defina adecuadamente su rotación y cambios de horarios y notifique los cambios al sistema, es decir, mantenga los datos actualizados.
B) Haga que el empleado haga sus marcas adecuadamente

Si usted cumple con esto, usted no tendrá problemas de marcas mal apareadas.

Logística 2. (Aplicable si falla la logística 1)
Coloque su reloj a tal forma que el empleado indique cuando esta entrando y cuando esta saliendo.

Producto de los muchos años de experiencia de diferentes suplidores de sistemas de T&A se ha llegado a la conclusión de que esta es la forma más efectiva de reducir las posibilidades de error. En virtud de esto, las empresas fabricantes de los equipos incluyen un botón que indica “IN” y “OUT” en sus equipos para poder realizar este proceso.
Es el resultado de un arduo análisis que si se estudia, se encuentra la razón. Una variante mas practica de esta logística es la logística 2 tratada mas adelante.

Como se hace:
Lo más común es que cuando la fila de marcas está presente, el empleado del momento indica “IN” en la unidad y entonces hace la marca. Si el siguiente empleado también está entrando, este sencillamente hace su marca, y así sucesivamente, ya que el reloj esta en dicha modalidad. Para la salida, se hace lo mismo.
Muchas empresas para agilizar el proceso, organizan los empleados a tal forma que primero permiten una fila de entrada y luego una fila de salida usando el mismo equipo lector pero cambiando la modalidad de la marca como se ha indicado.

Logística 3. Variante de la logística 2, (Aplicable si falla la logística 1)
Defina un reloj por donde únicamente se entra y otro por donde únicamente se sale

Es lógico que lo preferible es que el empleado únicamente tenga que marcar y no toque la unidad. Este es el método mas caro; pero es el mejor.
Utilizar dos relojes (uno para entrada y otro para salida) es el método que según todos los analisis resulta en el más idóneo para resolver la situación.

Este método por inherencia permite una mayor organización de las marcas a la vez que evitar el problema de que no se apareen adecuadamente las marcas, porque no dependerá de la metodología de confiar en el horario, ni de la secuencia de entrada-salida, ni del método de acercamiento, ni del método combinado, únicamente del proceso real de las marcas del empleado.

La mayoría de los software de T&A (Incluyendo XWinsct) pueden ser parametrizados para operar con esta facilidad. Por defecto, XWinsct arranca sin esta modalidad porque asume un mismo equipo para entrada y salida sin ningún tipo de indicación de marcas y/o asume varias unidades lectoras posibles de marcar, pero que pueden entrar y salir por todos sin distinción alguna.

La aplicación de la logística esta pues al criterio del instalador según visualice la necesidad. Estando seguro por supuesto que tanto la logística 2 como la logística 3 sencillamente garantizan en todas las situaciones, la información más confiable con el menor margen de error y el mayor desenvolvimiento del proceso de hacer las marcas por parte de los empleados (Logística 3).

Los Resultados
Nota : Debemos recordar que el ejemplo expuesto sobre el caso del horario asignado de 08:00 A hasta las 04:00 P es tan solo uno de tantos casos posibles; bien pudiera indicarse “Eso no es común”, eso es muy raro etc; pero debemos notar por ejemplo que :

1000 empleados * 2 (Entrada y salida) * 300 días al año de marcas = 600,000 marcas, o sea, mas de medio millón combinado con la cantidad de rotaciones y cambios de cada uno durante todos estos días y todo lo expresado, aseguran que de alguna manera habrán eventos por mas que se piense que los casos son raros. Una cosa es la teoría de lo que se supone y otra la realidad misma a través del tiempo.

De una o de otra forma, tanto los analistas de sistemas de T&A como los fabricantes de equipos llegan siempre a la misma conclusión. (Por eso los equipos se fabrican con el botón de “IN” y “Out”)
Hoy en día, debido al abaratamiento de costos y la preferencia de que el empleado únicamente realize las marcas, causa que existan en el mercado equipos de menor costo sin ningún tipo de botón, asumiendo los fabricantes que se usaran 02 unidades en lugar de una sola para la operación de “IN” y “Out” cuando esto lo requiera, sea preferible y sea posible.

No debemos de pensar que un sistema no es lo suficientemente poderoso si queremos comparar un cliente que solo utiliza únicamente un reloj, contra uno que usa dos indicando la entrada y o la salida, o utiliza un reloj para ambos casos indicando el proceso de “In” y “Out”.

Podemos estar seguros de que aquel que tiene los métodos de indicación ya sea por el mismo reloj, o por mas de uno separando la entrada y salida, tendrá la información mucho mas confiable y está preparado para eventos futuros relacionados al tema.

Sin embargo, dependiendo del tipo de empresa, usar una solo unidad lectora con el proceso de únicamente de marcar y nada mas, es aplicable solamente si los horarios no son de carácter rotativo, o es aplicable si todo el personal de la cadena desde el empleado que hace las marcas, el supervisor que cambia los horarios y la persona que le indica los horarios a la computadora cumplen con los pasos adecuados. Si no es así, se operara con un margen de error que sin embargo, en muchos casos para no invertir mas dinero, pudiera ser aceptable. Esto se evidencia con los ejemplos indicados en los cuales, la falta de las marcas o mala programación de horarios, resulta en que las marcas pueden ser interpretados de diferentes posibles formas para su apareo.

La tendencia general de todo sistema de automatización, es el reducir lo más posible la intervención humana y dejar que las máquinas hagan el trabajo, Tendencia que es la mas parecida a los métodos de indicación de la entrada y salida. Si bien, está implicado muy arraigadamente el factor humano (en el empleado que hace las marcas) ésta parte bien puede ser mecanizada a tal forma que el empleado sencillamente marque la entrada por un lado y la salida por otro.

Intentar expresar que el empleado puede equivocare haciendo esto y que seria un desastre, es “buscar 5 patas a cualquier gato”, puede suceder, pero con todo y todo el margen de error es mas reducido que tener un solo reloj para ambas operaciones sin ningún tipo de indicación cuando se dan las circunstancias (muy comunes) de la cadena humana mencionada.

Para un caso hipotético de un empleado que constantemente hace las marcas de manera loca (en la unidad de entrada cuando es el de salida y/o viceversa) o que haga el proceso muy a menudo alreves que se le indique, es reflejo de negligencia, falta de información, mala y errada intención o gran incapacidad de su parte en tareas simples. Muchas empresas modelos confirman que estas operaciones son totalmente factibles de ser ejecutadas, si se aplica adecuadamente el control, la educacion y la adecuada presion al empleado.